転職活動で注意したい、失敗しがちなメールの返信マナーとは?

転職活動に失敗しないための、ビジネスマナーをわきまえたメール返信の方法を紹介(写真はイメージ) [拡大する]

転職活動に失敗しないための、ビジネスマナーをわきまえたメール返信の方法を紹介(写真はイメージ)

 転職活動をしていると、面接日の調整や質問事項、あるいは内定関連などのやりとりを、メールで行う場合が多々ある。日々の仕事でもメールは送るが、志望先企業に対する返信ミスは避けたいので、一層の注意が必要だ。ここでは、転職活動に失敗しないための、ビジネスマナーをわきまえたメール返信の方法について紹介する。

■転職活動で注意すべきメールマナーとは?

 メール返信のタイミングや、件名の書き方、面接関連の連絡など、転職活動のメールマナーを紹介しよう。新卒の就職活動のときとは異なり、社会人の転職活動ではビジネスマナーを身に付けていて当然と考えられるため、ちょっとしたミスでも不採用になりかねない。以下の内容を読んで、失礼のないようにメールしよう。

■返信のタイミング

 マナーとして、メール返信は24時間以内となっている。24時間以上時間をおいてしまった場合は、「返信が遅くなってしまい、たいへん失礼致しました」と一言添えることを忘れないようにしよう。

 基本的にメールは、できるだけ早く返信したほうが好印象だ。「レスポンスが早い人=仕事も早い人」という印象を持ってもらえることもある。面接の日程調整など、返信内容によってはすぐの返答が難しいケースもあると思う。その場合は、メールを確認した旨を伝え、後日改めてメールを送ることを記載しよう。相手もメールが確認されたと安心できる上、連絡がもらえる日時が明確なため、スケジュールも組みやすくなる。

 なお、返信のタイミングとして「午前9時から午後10時まで」が理想的という意見もある。しかし、電話口に呼び出すわけでもないし、そもそも何時でも連絡が行えるのがメールの特性であるから、基本的には問題ないという意見もある。なので、理想の時間に返信できない場合は、24時間以内に素早く返信することを優先してもいいだろう。

■件名の付け方

 企業からのメールに返信する場合、企業側が管理しやすいように件名は変更しないようにしよう。また、返信メールが続いた場合、「Re:」などは1個残して残りは削除して送信しよう。

 こちらからメールを作成する場合は、「面接日程について【※名前】」など、件名は的確且つ簡潔なもので、最後に名前を入れるようにしよう。「お世話になっております」などの件名にした場合、スパムメールと勘違いされる可能性もある。また、表示しきれないほど長い件名も歓迎されないので注意が必要だ。

■署名

 署名(シグネチャー)には、名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載するようにしよう。逆に、現職の企業名や部署名を記載する必要はないし、するべきではないだろう。また、現職のメールアドレスを使用したり、記載したりすることもNGだ。特に現職のメールアドレスから発信した場合、モラルが問われるだけでなく、会社にも転職活動をしていることが知られてしまう。

■「返信不要」への対応

 「返信不要」と書かれたメールへの返信は必要ない。逆に、それ以外のメールは基本的に返すようにしよう。メールを確認したことが相手にも伝わる上、丁寧な人柄だという印象を与えることにもつながる。

■面接関連のメール

 面接日の調整や、指定された面接日程に対して返事をする際のメールのポイントを押さえておこう。

 まず、企業側から面接日時の指定が来た場合、その日程で対応可能か否かの返信をしよう。OKであれば、引用を用いた上で、確認のためにも指定してもらった日時を記載して返信しよう。

 指定された日時では無理という場合は、再度調整してほしい旨、返信をしよう。面接を受けたい気持ちを伝えつつ、面接可能な日時の候補もいくつか記載しよう。

 こちらから面接日程を指定するメールでも、候補を3つくらいは記載しよう。例えば「8月30日(水)13:00〜18:00」というように、日にちだけでなく時間も入れて、先方から調整しやすい時間帯を指定できるようにすることも大切だ。

■内定関連のメール

 内定の連絡をもらったら、内定の受諾または保留、辞退のメールを返信しよう。

 受諾する場合、まずは内定をいただけたことへの感謝と、受諾の旨を記載しよう。入社後の抱負などを一言添えることで、より好印象となる。入社日など確認事項がある場合、この返信メールで質問しておこう。

 返答を保留にしたい場合は、同じく内定に対する感謝を述べ、保留にしたいということを明確な理由とともに返信しよう。電話をすることで、誠実さが伝わる。内定辞退をしたい場合も、必ず連絡を入れよう。内定への感謝とともに、内定を辞退したいことを伝える。

■メールにおけるNGな表現

 メールの返信内容によっては、相手にマイナスな印象を与えてしまう場合もある。選考の合否に影響する可能性も大いにあるため、NGな内容や表現もしっかり押さえておこう。

・お世話になります

 メールの冒頭は、「お世話になります」ではなく、「お世話になっております」にしよう。「お世話になります」は「これから」というニュアンスも含むため、「お世話になっております」のほうが的確な表現になる。

・了解しました

 「了解しました」ではなく、「かしこまりました」や「承知いたしました」のほうが丁寧な印象を与える。

・「させていただく」や「お」「ご」の重複

 「させていただく」の連用を控え、くどい印象を与えないためにも、「お」「ご」の使用はほどほどにしよう。

 ほかにも、絵文字や「(笑)」「♪」といった記号の使用はNGだ。文字の色は黒で統一し、フォントやサイズも見やすさを意識したものにしよう。

■ビジネスメールのマナーを守ってやりとりしよう

 転職活動におけるメール返信のマナーや注意点について紹介した。些細なやりとりでも、丁寧でマナーをわきまえたメールの返信をすることで、人柄も伝わり、好意的に感じてもらえる。逆に、いい加減な返信内容だと、選考に悪い影響を与えてしまう。忙しいときでもマナーを守った文面の作成を心掛け、おかしなところはないか見直しをしてから送信する習慣をつけよう。

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