ゆとり世代に多い? “ミスコミュニケーション”を防ぐコツ

職場で円滑な人間関係を築いていくためにも、ミスコミュニケーションは防いでおきたいところ [拡大する]

職場で円滑な人間関係を築いていくためにも、ミスコミュニケーションは防いでおきたいところ

 ドラマ『ゆとりですがなにか』(日本テレビ系)は、この上半期に話題を呼んだ作品のひとつ。宮藤官九郎による脚本や、実力派揃いのキャストはもちろんだが、最注目は“ゆとり第一世代”にあたるアラサー男女の生活や仕事、恋愛事情にスポットを当てた新感覚のストーリー。そもそも、何かと話題のゆとり世代は、本音で話すのが苦手と言われている世代。ドラマの中でも職場でのミスコミュニケーションが描かれるシーンがあったが、実際のところどの世代でも、意思疎通や伝達が成立していないケースは多い。そこで今回は、ミスコミュニケーションを防ぐために必要なことについて考えてみよう。

◆ミスコミュニケーションはなぜ生じるのか?

 ミスコミュニケーションは、それぞれ「伝えたつもり」、「分かったつもり」で生じることが少なくない。例えば、上司が部下に「急がないけど資料まとめておいて!」と伝えたとする。上司は“当然次の会議でこの資料が必要なことは理解しているだろうから、遅くとも今週末までには仕上げるだろう…”と考えている。部下は“今週自分の仕事が忙しいのは上司も把握しているはず。急がないと言っていたので、来週渡せばいいだろう”と捉えている。それぞれ無意識のうちに、「急がない」を都合よく解釈しているのだ。

 上司にしてみれば「今日中に仕上げるのは難しいだろうから、プレッシャーを与えないために“急がない”と言っておこう。今週末までには必要だとわかっているはずだ」と考え、部下は「本当に急ぎなら“急ぎで”と言うはずだから当然来週でもいいだろう」と考えている。このように互いに自分の立場でしか考えていないことが、ミスコミュニケーションにつながるのだ。

◆ミスコミュニケーションを防ぐため、意識しておきたいこと

 ミスコミュニケーションを防ぐためには、具体的に言葉にして認識違いを把握することが大切だ。まず発信者(指示をする人)は、「何を」「いつまでに」「何の目的で」「どういう風に」してほしいのか相手がイメージしやすいように明確かつ端的に伝える。

 例えば、先ほどの例であれば、「次の会議で必要なので、遅くとも今週末までに先月末締めの○○の売り上げデータをエクセルで一覧にしてくれ」というように伝える。受信者(指示を受ける人)は不明な点があれば聞き返す。上司から具体的な指示がない場合は、「捉え違いがあってはいけないので確認させてください。先月末締めの○○のデータをエクセルで一覧にすればいいですか? 明後日までにはお渡しできますが、データだけでいいですか? それとも紙の資料のコピーも必要ですか?」と上司がイメージしやすいように聞く。いくつかの選択肢がある場合には、「Aにしますか?Bにしますか?」と具体的な案を出せば、上司はAかBかだけを答えればいいし、部下が自分の頭で考えて行動しているのを理解できるので信頼へとつながる。

 ただし、具体的に伝えると言っても長文で指示をするのはかえって分かりづらく、受け手のことを考えていないのでNG。今一度、職場でのコミュニケーションを見つめなおして、より良い関係作りやスキルアップを目指してみよう。

(文/寺本亜紀=キャリアコンサルタント)

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